Un doublon dans votre fichier clients, ce n’est jamais « juste un doublon »

« Pourtant, je l’ai cherché, ce client n’existait pas ! »
Et la personne a raison.

Elle doit créer une facture pour la Ville de Voiron.

Recherche dans le logiciel de facturation : rien.
Elle crée donc le client.

Sauf que ce client existait déjà…
sous le nom « Mairie de Voiron ».

⚠️ Résultat : deux fiches clients pour une même entité.

Comment est-ce possible ?
Tout simplement parce qu’aucune procédure précise n’a été définie pour la
création des comptes clients.
Le problème n’est donc pas forcément l’outil.

➡️ C’est parfois l’organisation autour de l’outil.

Et avec la facturation électronique, ce sujet prend encore plus d’importance.
Avoir une solution compatible ne suffit pas.

Il faut aussi pouvoir s’appuyer sur une base clients propre et fiable :

- Identifier les doublons
- Nettoyer et harmoniser les données
- Vérifier les informations nécessaires à la facturation
- S’assurer du bon adressage pour les clients B2B
- Définir une règle claire pour toute nouvelle création

Car nettoyer sa base aujourd’hui, c’est bien.

Éviter de recréer les mêmes erreurs demain, c’est encore mieux.

Une procédure de création des comptes clients peut alors faire toute la
différence.
Avant de créer un nouveau client :

→ A-t-on vérifié qu’il n’existe pas déjà ?
→ Quelle règle de nommage utilise-t-on ?
→ Quelles informations doivent être contrôlées ?
→ Quelles données sont indispensables à la facturation ?
→ Quelles informations d’adressage devons-nous demander au client ?

Des règles simples, mais qui permettent de conserver une donnée fiable et de
fluidifier les échanges entre :

- Administratif
- Facturation
- Comptabilité

C’est l’une des facettes de mon métier d’Office Manager externalisée : 

regarder au-delà de la tâche elle-même pour comprendre comment l’ensemble
fonctionne.

Les outils sont là, les personnes aussi… encore faut-il que tout le monde joue la
même partition.

L’Office Manager devient alors le chef d’orchestre des outils et des procédures.

Et chez vous, si deux personnes devaient créer le même client aujourd’hui, êtes-vous
sûr qu’elles le créeraient de la même manière ?

#OfficeManager #FacturationElectronique #TPE #PME #Organisation
#GestionEntreprise #KPLine